01Qué recibió su despacho
Al contratar NexBot su despacho quedó con tres piezas trabajando al mismo tiempo:
- Un bot de Telegram propio, con el nombre de su despacho, para que sus clientes le envíen facturas.
- Un panel web en app.nexbot.mx, donde usted administra la cartera, consulta el historial y da de alta a su equipo.
- Una dirección de correo propia de su despacho — viene impresa en la guía que usted recibió (con la forma
sudespacho@mail.nexbot.mx) — para los clientes que prefieren no usar Telegram.
Son tres accesos distintos, con credenciales distintas, y esa es la única confusión frecuente al arrancar. Conviene fijarla desde el primer minuto:
| Acceso | Quién entra | Con qué | Para qué |
|---|---|---|---|
Panelapp.nexbot.mx |
Usted y sus admins | Correo y contraseña | Cartera, historial, equipo |
| Bot de Telegram | Sus clientes (y usted) | Registro con RFC vía /start |
Validar facturas |
Correosudespacho@mail.nexbot.mx |
Sus clientes | Solo mandar el XML adjunto | Validar sin Telegram |
La contraseña del panel no sirve en el bot, y el bot nunca pide contraseña: se identifica con el RFC que el cliente registra una sola vez. Son accesos distintos a propósito, porque quien administra el despacho y quien manda facturas rara vez son la misma persona.
02Entrar al panel
Abra app.nexbot.mx. La pantalla pide dos datos: correo electrónico y contraseña. Nada más. El correo es el que usted nos dio al dar de alta el despacho; la contraseña inicial le llegó por correo al momento del alta y puede cambiarla desde Mi cuenta.
Si no logra entrar
- Confirme que está usando el correo con el que dimos de alta su cuenta, y que la contraseña se escribió completa (sin espacios al final, con las mayúsculas correctas).
- Use la liga ¿Olvidaste tu contraseña? de la misma pantalla. Escriba su correo y recibirá un enlace para asignar una contraseña nueva. Si no lo ve en unos minutos, revise la carpeta de correo no deseado.
- Si después de eso el acceso sigue sin abrir, escríbanos a soporte@nexbot.mx desde el mismo correo de su cuenta y lo resolvemos.
03Cargar su cartera de clientes
La cartera es la lista de RFC que su despacho atiende. Importa porque NexBot solo procesa facturas de clientes que estén en ella: es lo que permite que un cliente se registre en el bot con su RFC y lo que respalda la validación de cada comprobante. Un cliente que no está cargado, no queda atendido.
Hay dos caminos: importar un archivo CSV (lo normal la primera vez) o dar de alta cliente por cliente desde el panel (lo normal después).
El archivo CSV
La primera fila del archivo son los nombres de las columnas, escritos tal cual aparecen abajo. El orden de las columnas no importa; los nombres sí.
| Columna | Requisito | Qué lleva |
|---|---|---|
rfc |
Obligatoria | RFC del cliente, 12 posiciones para persona moral y 13 para persona física. Se valida con dígito verificador. |
nombre |
Obligatoria | Nombre o razón social, como quiere verlo en el panel. |
tipo_persona |
Obligatoria | Exactamente PF (persona física) o PM (persona moral). |
codigo_postal |
Opcional | Cinco dígitos del domicilio fiscal. |
regimenes |
Opcional | Claves de régimen fiscal. Si son varias, se separan con punto y coma dentro de la misma celda: 612;606. |
actividades_economicas |
Opcional | Actividades del cliente, también separadas con punto y coma. |
obligaciones |
Opcional | Obligaciones registradas, también separadas con punto y coma. |
Tres detalles del archivo que conviene tener presentes:
- Las columnas se separan con coma; las listas dentro de una celda, con punto y coma. Es la única razón por la que existen dos separadores.
- El archivo debe pesar 5 MB o menos y traer hasta 20,000 filas.
- Guárdelo en UTF-8. Si su sistema exporta en latin-1 también se lee, pero UTF-8 es lo que garantiza que los acentos y las eñes lleguen bien.
Para no partir de cero: descargue el archivo de ejemplo, ábralo en Excel o en Numbers, sustituya las tres filas por sus clientes y guárdelo como CSV.
La vista previa
Siempre, antes de importar, el panel le muestra una vista previa fila por fila. Nada se guarda hasta que usted confirma. Cada fila queda clasificada en una de tres acciones:
| Acción | Qué va a pasar con esa fila |
|---|---|
| Crear | El RFC no existe en su cartera. Se dará de alta como cliente nuevo. |
| Actualizar | El RFC ya existe en su cartera. Los datos del archivo reemplazan a los que tenía. Importar dos veces el mismo archivo no duplica clientes. |
| Saltar | La fila trae algún dato inválido y se omite: RFC vacío o con dígito verificador que no corresponde, nombre en blanco, tipo_persona distinto de PF o PM, código postal que no son cinco dígitos. El panel indica el motivo de cada fila saltada, y el resto del archivo se importa normalmente. |
Revise el conteo de la vista previa antes de confirmar. Si esperaba 66 altas y ve 60 crear y 6 saltar, ahí tiene las seis filas que hay que corregir en el archivo.
Alta manual
Para uno o dos clientes nuevos no hace falta archivo: en Mis clientes puede darlos de alta con un formulario, y editarlos o darlos de baja después. La baja no borra el historial de validaciones de ese RFC.
04Leer un dictamen
Cada XML que entra —por el bot o por correo— produce un dictamen. Detrás de él corren tres revisiones distintas:
- 26 reglas fiscales sobre el contenido del comprobante: versión, forma y método de pago, cuadre aritmético, claves de catálogo del SAT, tasas de IVA, uso del CFDI contra el régimen del receptor, complemento de pagos, fechas de emisión y timbrado, comprobantes relacionados, entre otras.
- Estatus del comprobante ante el SAT, consultado en tiempo real: vigente o cancelado.
- Cruce contra las listas del SAT publicadas conforme a los artículos 69, 69-B y 69-B Bis del Código Fiscal de la Federación, para el RFC del emisor y el del receptor.
Las tres severidades
Los hallazgos se agrupan por gravedad, para que se lea primero lo que detiene una deducción:
| Severidad | Qué significa |
|---|---|
| Impedimento fiscal | El comprobante incumple un requisito que compromete su deducibilidad o el acreditamiento del impuesto. Es lo que hay que corregir con el emisor antes de registrar el comprobante. |
| Advertencia | Algo que no invalida el comprobante pero merece su criterio: un pago en efectivo por arriba del umbral, un RFC genérico, un tipo de cambio ausente. |
| Información | Contexto útil sin acción inmediata: el mismo comprobante ya se había validado antes, o el recordatorio de que un comprobante PPD requiere el complemento de pago para acreditar el IVA. |
Cada hallazgo viene con su fundamento citado. Ese es el punto de todo el producto:
Si un dictamen no coincide con su criterio, el papel de trabajo cita el fundamento para que usted decida.
El dictamen llega con la marca de su despacho: encabezado con su nombre en el mensaje de Telegram, banner y pie en el correo. Para su cliente, quien revisó la factura fue su despacho. NexBot es la herramienta, no el remitente.
Cómo lo usan sus clientes
Por Telegram: el cliente abre el bot de su despacho, escribe /start, manda su RFC una sola vez y a partir de ahí envía archivos .xml cuando quiera. Con /historial ve sus últimas validaciones y con /ayuda la lista de comandos.
Por correo: el cliente adjunta el .xml y lo manda, desde cualquier dirección, al correo de su despacho — el que aparece en la guía que usted recibió. Escribir a esa dirección ya identifica a su despacho, así que el dictamen sale a su nombre aunque el remitente sea nuevo. El dictamen regresa por respuesta al mismo correo. (La dirección general validar@mail.nexbot.mx también funciona para clientes que ya están en su cartera.)
Usted y las personas que designe como administradores del despacho tienen, además, dos comandos propios en el bot: /stats con las estadísticas de uso y /buscar RFC con el historial de un RFC específico. Se habilitan al dar de alta su cuenta de Telegram, cosa que hacemos nosotros al provisionar el despacho.
05Historial y tablero
Todo lo que pasa por el bot y por el correo queda registrado y es consultable desde el panel, solo por su despacho.
En Historial tiene la lista completa de validaciones con filtros por RFC —emisor o receptor—, por resultado y por rango de fechas. Al abrir un renglón ve el dictamen completo tal como lo recibió su cliente, con el detalle técnico del comprobante.
En el Tablero están los indicadores de uso: validaciones de hoy, de los últimos 7 días, de los últimos 30 días y el acumulado; el reparto de resultados; y los RFC emisores con más comprobantes en los últimos 30 días. Sirve para dos cosas concretas: saber qué tanto están usando el servicio sus clientes, y detectar al proveedor que le está mandando comprobantes con hallazgos una y otra vez.
06Su equipo
Su cuenta es la de titular del despacho y puede dar de alta a más personas desde Mis admins. Al crear una cuenta se envía por correo una contraseña temporal que la persona cambia al entrar.
Hay dos roles:
- Admin: administra clientes y consulta el historial.
- Titular: lo anterior, más la gestión del propio equipo.
El correo de cada persona es único en todo NexBot. Si al dar de alta a alguien el panel indica que esa dirección ya está en uso, es porque esa cuenta existe en otro despacho: use otra dirección, por ejemplo la institucional de su despacho en lugar de una personal.
07Los consejos de inteligencia artificial
Además del dictamen —que es determinista: las mismas reglas, el mismo resultado—, NexBot agrega un análisis breve redactado con inteligencia artificial que resume en lenguaje llano lo que conviene hacer con ese comprobante. Es un apoyo de lectura, no la fuente del dictamen.
Sale solo cuando hace falta: únicamente en los comprobantes que traen algún impedimento fiscal o alguna advertencia. Un CFDI limpio no lo lleva, y es a propósito — sobre un comprobante sin hallazgos el modelo solo devuelve un párrafo diciendo que todo está bien, que es ruido pegado al dictamen. Desde el panel, el botón de generarlo aparece deshabilitado en esas validaciones.
En el bot existe también /consulta, para preguntas fiscales abiertas escritas con sus palabras. Ese comando tiene un tope de 20 consultas por usuario al día, que se reinicia solo cada día. El tope existe para que ninguna cuenta dispare el consumo sin que se note; si su despacho necesita más, se sube.
Validar facturas no consume ese tope. Es un camino aparte.
08La guía de sus clientes
Al dar de alta su despacho le enviamos por correo un PDF de una página con su marca y su bot: los tres pasos que su cliente necesita para registrarse y mandar su primera factura, sin una sola mención a nada que no sea su despacho.
Reenvíelo tal cual. Está escrito para el cliente final y tutea, a diferencia de este manual. Si lo perdió o cambió algo de su marca, escríbanos y lo regeneramos.
09Soporte
Una sola dirección para todo: soporte@nexbot.mx. Escriba desde el correo de su cuenta y, si el asunto es un dictamen en particular, incluya el UUID del comprobante o adjunte el XML: con eso reproducimos el caso exacto.
Los documentos que rigen el servicio están publicados en Términos del Servicio y Aviso de Privacidad.